Что дискуссировать на совещаниях?

Прошлые публикации на данную тему смотрите тут

Введение

Что дискуссировать на совещаниях, какие пункты включать в повестку денька, на какие трудности уделять свое внимание и не забывать выводить на обсуждение, а какие можно и опустить, как увязать вопросы повестки денька с планами и основной деятельностью предприятия и т.д. Такие и им подобные, кажущиеся явными и не требующие какого — или специального анализа правды, встают перед управляющим при подготовке еще одного совещания и удачно в рабочем порядке разрешаются им, обычно волевым решением, лично либо с учетом представления ближайших коллег.
Схожая практика естественна, но не идеальна, так как с течением времени повестка денька теряет требуемую упругость и становится догмой, к которой привыкает управляющий (а позже и участники). При всем этом остаются за бортом вправду принципиальные вопросы, которые либо не рассматриваются совсем, либо вводятся в повестку денька случайным образом, к примеру, только при появлении каких-либо критических событий в жизни компании.
Но, разумеется, имеются общие вопросы, на которые руководителю следует направить внимание и временами просматривать, хотя бы как справочный материал, чтоб не упустить из виду при формировании как длительной, так и текущих повесток денька служебных совещаний. На основании анализа довольно огромного количества повесток денька совещаний от разных муниципальных, городских и коммерческих организаций, создателем была выявлена определенная совокупа сфер и направлений в деятельности организаций, которая может рассматриваться как практический диапазон (не исчерпающий и не неоспоримый) источников для вопросов повестки денька совещаний.
Ниже приводится короткое обоснование источников вопросов для формирования повестки денька совещаний компании, которые, с учетом естественной адаптации, можно использовать и для подготовки совещаний на уровне подразделений либо проектов.

1. Постановка целей и планирование работ

Как при становлении новейшей компании, так и в процессе деятельности компаний, издавна имеющихся, вопросы оценки обстановки, постановки задач, уточнения, корректировки целей и планов, вопросы организации работ, носят периодический нрав, требуют подготовки, обсуждения и принятия управленческих решений на разных уровнях менеджмента.
Так как никто не обладает монополией на правду, тут важен учет разных точек зрения либо хотя бы выслушивание имеющихся позиций и воззрений на служебных совещаниях, что позволяет консолидировать коллектив и соответственно настроить и организовать работу управляющих и служащих согласно принятым планам.

2. Организация и контроль выполнения планов

Самые правильные и рациональные планы ничего не стоят без ежедневных усилий менеджмента по организации выполнения планов работ компании, периодического контроля хода работ и своевременного вмешательства и корректировки бизнес – процессов в случае важных отклонений фактических характеристик от плановых. Время от времени эта деятельность воспринимается высшим управлением как малозначащая, второсортная, связанная с механическим исполнением, которую подчиненные просто должны вести отлично, так как оно, управление, уже приняло все принципные решения для этого и от других служащих требуется только исполнять планы и указания. В простых случаях предприятие может работать и таким макаром.
Но по мере усложнения производимых товаров и услуг, роста квалификации служащих, роста числа связей снутри и вне компании, одних команд и указаний начальства для действенной работы уже недостаточно. Потому вопросы выполнения планов составляют значительную часть ежедневной деятельности менеджмента, что включает периодический анализ, обсуждение и выработку управленческих решений в сфере реализации и контроля выполнения планов на служебных совещаниях компании.

3. Продвижение товаров и услуг компании

Коммерческие структуры, предприятия и организации естественным образом заинтересованы в разработке, предложении и продвижении собственных товаров и услуг на рынке, так как только устойчивый поток денег от потребителей, заказчиков, покупателей может обеспечить существование и развитие компании. Но изменчивость рыночного спроса, поведение клиентов, активность соперников, новации в законодательной базе и политике властей делают сложную обстановку, в какой фактически неосуществим достоверный длительный расчет объемов продаж. Рыночные опасности производства и поставок товаров и услуг могут быть существенно снижены за счет всестороннего коллегиального обсуждения и выработки согласованных решений и планов действий на служебных совещаниях компании.

4. Сервис клиентов компании

Покупатели, заказчики, юзеры товаров и услуг компании могут сравнимо стремительно закончить быть такими, если топ-менеджмент не будет повсевременно хлопотать об обслуживании клиентов. Эта строчная правда очень нередко выпадает из поля зрения даже тех компаний, которые именуют себя клиентоориентированными, сервис рассматривается как нечто вторичное, наименее принципиальное, чем реализации. Чтоб отлично обслуживать потребителя, хорошо было бы знать, что он собой представляет, каковы его настоящие интересы и что он ждет от сервисной компании. Также нужны конкретные сведения о качестве представляемого обслуживания, желательно в поддающихся измерению и проверке количественных показателях. Даже если сервис осуществляется одним спецом либо одним отделом, почти всегда за результаты несут ответственность и многие другие сотрудники и подразделения организации, в различной степени причастные к сервису.
Разобраться в реальном положении дел с обслуживанием клиентов в одиночку бывает тяжело, потому целенаправлено данную проблематику иметь как неизменный вопрос повестки денька служебных совещаний, привлекая к его дискуссии широкий круг работников компании.

5. Юридическое обеспечение деятельности

Не только лишь виза юриста на договорах, заключаемых компанией, относится к юридической поддержке компании. Вопросы ведения устава предприятия, получения и своевременного обновления лицензий на те либо другие виды деятельности, разные нюансы управления собственностью предприятия, договорные дела с работникам компаниии, правильное разрешение трудовых споров, отношения с бессчетными контролирующими и проверяющими структурами и много другое составляет сферу юридического обеспечения компании.
Стоимость недостаточной юридической подготовки может быть очень высочайшей для компании, как в смысле прямых денежных утрат, так и в смысле судебной ответственности должностных лиц, сначала, высшего управления. На служебных совещаниях, с приглашением нужных управляющих, целенаправлено временами рассматривать состояние юридического обеспечения компании, вовремя информировать о принципиальных событиях в этой сфере, также проводить собственного рода экспресс – обучение участников основам юридической грамотности.

6. Управление основными ресурсами компании

Денежные, производственные, технологические, кадровые и другие виды ресурсов являются нужным условием заслуги целей и выполнения планов компании и, соответственно, предметом конкуренции меж направлениями работ, подразделениями и сотрудниками предприятия. Служебные совещания являются гласной формой (как это может быть с учетом стиля управления и общей культуры компании) обоснования, рассредотачивания, использования и контроля всегда дефицитных ресурсов. Это позволяет снять (либо значительно понизить) внутреннее сопротивление претендующих на ресурсы подразделений, направлений работ, проектов, прямо до отдельных исполнителей и без дополнительных издержек значительно поднять эффективность компании в целом.

7. Рассредотачивание обязательств меж сотрудниками

Эта на 1-ый взор обычная задачка разрешается, обычно, нелегко. Изредка так бывает, что штатное расписание, положения о подразделениях и должностные аннотации перекрывают весь диапазон определенных событий, связанных с организацией выполнения работ, так, что сотрудники автоматом и безропотно воспринимают очередные обязательства. Почти всегда управление при рассредотачивании работ вынужденно находить компромисс меж несколькими исполнителями и как-то разъяснять собственный выбор.
При этом, сотрудники, зависимо от ситуации, могут как претендовать на еще одно поручение, так и стремиться избежать излишней нагрузки. Беря во внимание естественную чувствительность исполнителей на личностном уровне, чтоб сохранить деловой настрой и доверие в коллективе, такового рода решения целенаправлено производить на служебных совещаниях, в допустимо открытой форме, методом обсуждения и обоснования выбора управления.

8. Координация работы снутри компании

Как и в механических системах, так и в организациях, со временем нарастают рассогласования в работе отдельных составных частей машин и обществ, приводящие к ухудшению выходных результатов. В механизмах надлежащие рассогласования выбираются настройкой, а в организациях – повторяющейся координацией работы подразделений и своевременным устранением безизбежно возникающих меж ними напряжений. При всем этом, если механическая настройка может быть стопроцентно автоматической, то координация меж сотрудниками всегда носит личностный нрав и лучшим образом осуществляется в производственных контактах меж людьми.
Комфортной формой таких контактов являются периодические и отлично организованные служебные совещания, беря во внимание следующее закрепление оговоренных и скоординированных действий в соответственных решениях, протоколах и регламентах.

9. Коммуникации меж сотрудниками

Если б никаких других целей не ставилось перед служебными совещаниями, их бы стоило проводить только ради проф и личного общения служащих, что исключает (уменьшает) негативное воздействие разных слухов, догадок, воззрений и делает всегда нужный положительный настрой в компании. Коммуникации и взаимодействие в компании сейчас рассматриваются не только лишь как предпочтительный, но быстрее как неотклонимый элемент действенного управления, к примеру, в компаниях с проектной организацией работ. Руководящие материалы по управлению проектами предугадывают подготовку и проведение широкого диапазона отчетных материалов и мероприятий, обеспечивающих высочайший уровень коммуникаций (статус — отчеты по проектам, совещания управляющего комитета, отчеты управлению компании и т.д.).
При всем этом современные информационные системы, всесторонняя и оперативная отчетность, точная и формально прописанная регламентация работ будут содействовать экономии и поболее действенному использованию рабочего времени служащих, в т.ч., и на служебных совещаниях, которые останутся эффективной формой людского контакта в коллективе.

10. Разрешение критичных ситуаций и сложных заморочек

Жизни без заморочек не бывает ни у людей, ни у организаций, что бы об этом не гласили отдельные счастливчики, личные лица и топ – менеджеры удачных компаний. При всем этом многие трудности человек разрешает в одиночку либо со своими близкими, не беспокоя сторонних. Трудные же вопросы деятельности компании, временами возникающие противные случаи и даже кризисные ситуации требуют для собственного разрешения концентрации ресурсов, сил и коллективного разума предприятия, вроде бы высокопарно это не звучало. Так как проблемных явлений может быть величавое огромное количество, начиная от прорыва трубы в кабинете до денежного краха и утраты всех заказчиков, не представляется вероятным расписать заблаговременно и регламентировать деяния должностных лиц на все случаи жизни. Хотя управлять рисками нужно и в данном случае.

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *