Правила хранения и восстановления налоговых деклараций

Отлично, когда отчетность отчаливает по телекоммуникационным каналам связи либо, проще говоря, «по интернету». Но так бывает не у всех и не всегда. Многие организации и ИП сдают налоговые декларации и расчеты на картонных носителях. Понятны эмоции тех, кому охото выбросить все эти «бумажки» после окончания очередной отчетной кампании. Но как досадно бы это не звучало, так делать нельзя. Ольга Сумина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения интернет-бухгалтерии «Моё дело», ведает о том, как хранить налоговую и бухгалтерскую документацию
Чем подольше вы ведете предпринимательскую деятельность, тем паче широким становится ваш «документальный» багаж. Срок хранения неких документов составляет 75 лет (документация по личному составу). Обеспечить сохранность документации — ровная обязанность хоть какого налогоплательщика, ведь утрата подтверждающих документов может обернуться штрафными санкциями при прохождении, к примеру, налоговых проверок.

Сколько хранить?

Список документов, которые должны хранить организации и ИП, приведен в приказе Минкультуры Рф от 25 августа 2010 №558. Он содержит 1003 пт. Также сроки регламентированы НК РФ и отдельными нормативно-правовыми актами. Если для 1-го и такого же документа предусмотрены разные сроки хранения, то ориентироваться нужно на наибольший период.
ИП освобождены от ведения бухгалтерского учета, а вот налоговый учет должен вести каждый налогоплательщик. К главным документам налогового учета относятся:
  • налоговые декларации и расчеты по налогам;
  • счета-фактуры;
  • книжки покупок и продаж;
  • книжки учета доходов и расходов;
  • акты сверок, справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Документ

Срок хранения

Налоговые декларации (по хоть какому налогу)

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на непременное пенсионное страхование

5 лет (при отсутствии лицевых счетов либо ведомостей по начислению заработной платы — 75 лет)

Налоговые карточки по НДФЛ, сведения о доходах физлиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов либо ведомостей по начислению заработной платы — 75 лет)

Расчетные ведомости по взносам в ФСС

Квартальные — 5 лет, годичные — повсевременно

КУДиР при УСН

Повсевременно

Акты сверок, справки о зачетах налогов, решения о реструктуризации задолженности и взыскании штрафов

5 лет

Реестры сведений о доходах физлиц

75

Документы, подтверждающие убыток, хранятся до полного списания убытка при исчислении налоговой базы и 4 года после. Но определение ВАС РФ от 06.06.2008 № 6899/08 высвобождает от настолько долгого хранения подтверждающих убыток документов, если проводилась налоговая проверка.
Пятилетку необходимо хранить переписку по вопросам исчисления и уплаты налогов. Данные налогового учета для расчетов и уплаты налогов хранятся 4 года. Столько же хранятся счета-фактуры и составленные на основании их Книжки покупок и продаж.
Исчисление срока хранения налоговой документации начинается с даты окончания отчетного периода, когда документ употреблялся последний раз при составлении отчетности. Хранению подлежат только декларации с отметкой налогового органа либо ФСС о принятии.
Пример: от поставщика получен счет-фактура 10.09.2018 года. Если он учтен при формировании декларации за 3 квартал 2018 года, то срок хранения начинается с 25.10.2018 года. Напомним, что приобретенный счет-фактура может быть принят к зачету в течение 3 лет. На таковой срок может быть пролонгирован период хранения.

Где хранить?

Маленький объем документов можно хранить в кабинете, не прибегая к услугам специализированных «хранителей». Определенных требований к оформлению архива не предвидено. Главное в нем — функциональность, другими словами обеспечение сохранности документов.
За отсутствие документации предусмотрена ответственность. С должностного лица могут взыскать штраф до 10 тыщ рублей. А вот если отсутствие первички привело к занижению налоговой базы, то штраф вырастет до 40 тыщ рублей.
При отсутствии подтверждающих документов сумма налогового обязательства определяется расчетным методом, что может привести к дополнительным денежным расходам (доначислению налога и взысканию пеней и штрафов).
В случае утраты документов создается комиссия по расследованию обстоятельств, но на практике это не достаточно где происходит. Но вот получить справку ответственных «лиц» не помешает. Кражу документов подтвердит справка из милиции, факт затопления — справка арендодателя либо ЖЭК, при стихийном бедствии обратитесь в МЧС.

Как убить?

По истечении срока хранения документы могут быть сожжены либо отданы шредеру. При ликвидировании документов необходимо составить опись исчезнувших бумаг. Она может вам понадобиться при появлении каких-то заморочек по налогам.
Также можно пользоваться услугами спеца по уничтожению документации. В таком случае получите от него затратную с указанием даты передачи, веса и количества бумаг, также акт об ликвидировании с реквизитами всех документов.

Как вернуть?

Если срок хранения документов не истек, то их нужно вернуть. Копии счетов-фактур можно запросить у контрагентов (если он еще считается в ЕГРЮЛ и ведет фактическую деятельность). За декларациями и расчетами по налогам обратитесь в налоговую инспекцию, при восстановлении документов по страховым взносам — в ПФР и ФСС соответственно. Выписки и платежки можно получить в банке, даже если счет там уже закрыт.
Сроки хранения документов в налоговых органах установлены приказом ФНС Рф от 31.05.2012 года N ММВ-7-10/369@.
При хранении картонных экземпляров отчетности появляются те либо другие трудности, избежать которые поможет электрический документооборот. Сроки хранения документов не зависят от формы хранения, но, хранить документы в электрическом виде намного удобнее.
Кстати! Создавать и хранить налоговые декларации и другую отчетность можно при помощи онлайн-сервиса «Моё дело»: интернет-бухгалтерия. Ваша отчетная кампания пройдет отлично, если о сроках сдачи отчетности напомнит интегрированный налоговый календарь. Пользоваться всеми преимуществами сервиса можно прямо на данный момент. Для этого довольно активировать бесплатный доступ.
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz

Поделиться
0
Поделиться

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *